Bildarchive einrichten und organisieren

Wenn bereits eine Ordnerstruktur vorhanden ist und sich bewährt hat, sollte sie beibehalten werden. Weil gute Software für Bildarchive die Verzeichnisse nicht anrühren und die Dateien an ihrem Speicherort lassen, sind die vorhandenen Ordner ein Fundament für die Verschlagwortung.

Bildarchiv – Bilder in Ordnern, Verzeichnissen, Festplatten, Cloud

Viele Bildarchive erstellen automatisch chronologische Aufnahmesets nach dem Datum der Bilderfassung aus den Exifdaten (soweit vorhanden). Die Chronologie ist ebenfalls eine Hilfestellung bei der Vergabe von Schlüsselwörtern, denn sie bringen die Aufnahmen von Veranstaltungen, Reisen, Geburtstagen und Hochzeiten in die Erinnerung.

Ordner überwachen und Metadaten exportieren

Damit die Archivsoftware feststellt, was mit den Aufnahmenauf der Festplatte des Rechners oder einer externen Festplatte passiert, kontrolliert sie das Bildmaterial bei jedem Start oder in festgelegten Abständen. Dann können neue Dateien direkt in ein Verzeichnis unterhalb des Archivordners kopiert werden, um sie zu einem späteren Zeitpunkt durch Schlagwörter zu kennzeichnen und in Alben, Katalogen oder Sammlungen aufzunehmen.

Eine gute Archivsoftware muss Metadaten exportieren können – ansonsten wäre man der Software ausgeliefert. Die beiden Optionen sind die Übernahme der Metadaten in die Mediendatei und die Erzeugung einer SMP-Sidecar-Datei. Da Metadaten wie Schlüsselwörter nicht ohne Weiteres in RAW-Dateien und Videos geschrieben werden können, ist der Export als XMP-Sidecar die bevorzugte Variante.

Metadaten exportieren

Datenorganisation und Verzeichnisse / Ordner

Im Grunde genommen ist eine besondere Verzeichnisstruktur für eine Bilddatenbank überflüssig – die Archivsoftware bringt die Struktur durch Schlagwörter, Kategorien, Sammlungen und Kataloge. Dennoch trägt eine durchdachte und strikte Organisation in physikalischen Verzeichnissen bei den meisten Fotografen, Agenturen, Presseabteilungen und Dokumentationsabteilungen zum Wohlbefinden bei. Ordnerstrukturen verbessern die Unabhängigkeit von der Software für Bilddatenbanken und organisieren die eigenen Arbeitsabläufe.

Wichtig ist vor allem die Vorgabe von Arbeitsabläufen: Wenn z.B. verschiedene Versionen eines Bildes, die durch Bearbeitungen entstanden sind: In welchem Verzeichniss sollen die Bilder abgelegt werden?

Kopien in Bilddatenbanken

Wenn Bilder bearbeitet werden, bleibt das Original in der Datenbank. Beim Speichern der Bearbeitung darauf achten, dass die Metadaten in die bearbeitete Kopie übernommen werden!

Die Versionskontrolle übernimmt die Bilddatenbank entweder mit Hilfe von Stichwörtern, mit einem XMP-Eintrag oder einem selbstdefinierten Feld.

Bilddatenbanken: Organisation von Kopien und bearbeiteten Bildern

Weitere Verzeichnisstrukturen sind das Anlegen von Projektordnern, in Studios oder Agenturen werden Bilddaten in Kundenordnern abgelegt, unter denen wiederum Projektordner liegen. Ob ein unter- oder übergeordneter Datumsordner zusätzlich gewählt wird, muss von Archiv zu Archiv individuell entschieden werden.

Präsentationen, Diashows, Online-Galerien, Kontaktbögen

Eine gründlich verschlagwortete Bilddatenbank bietet mehr als das Suchen nach Bildern oder Themen. Die Archivsoftware erstellt Kontaktbögen und speichert sie im PDF-Format zur Weitergabe, brennt Diashows auf DVD, damit sie im DVD-Player am Fernseher die Blütenpracht des Frühlings in der Toskana zeigen und baut eine Internet-Galerie mit kleinen Vorschaubildern und mittelgroßen Ansichten auf.

Bilddatenbanken wie Extensis Portfolio, Media Pro und Canto Cumulus verfügen über einen kostenlosen Bildbrowser, den der Fotograf an Dritte weitergeben darf, damit Kataloge angezeigt und durchsucht werden können, wenn die Archivsoftware nicht installiert ist. Der Bildbrowser kann das Archiv nicht verändern.

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Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um den Versionsordner einzurichten. Im Versionsordner werden Sicherungskopien der Mediendateien gespeichert. Die erlaubt Ihnen, nach Bearbeitung einer Dateit noch auf ältere Versionen davon zurückzugreifen. Verwenden Sie für jeden Katalog einen eigenen Versionsordner. Im Finder anzeigen Abbrechen OK Versionsordner Persönliche Informationen, z.B.Anmerkungen, Katalogsätze und eigene Felder in Originaldateien sichern. Abbrechen Exportieren Anmerkungenexportieren Eigene Felder einschließen Katalogsätze einschließen Hierarchische Schlüsselwörter einschließen GFS-Felder einschließen Eingebettete Metadaten wenn möglich aktualisieren Sidecar XMP-Dateien aktualisieren Sidecar XMP-Dateien erstellen falls nicht vorhanden Nur erstellen wenn eingebettete Metadaten nicht aktualisiert werden können