Bildarchive einrichten und organisieren

Von verteilten Ordnern zum Bildarchiv

Wo die Flut der digitalen Bilder früher durch sorgfältige Scans begrenzt war, ist der Finger bei der Digitalkamera schnell am Auslöser. Weder die Kosten für Filmmaterial noch die Kapazität der Speichermedien hemmen den Hang zur Perfektion.

Fotos sammeln sich in vergessenen Ordnern, liegen doppelt und dreifach, bearbeitet mit kleinsten Abweichungen in verteilten Verzeichnissen.

Bildarchiv – Bilder in Ordnern, Verzeichnissen, Festplatten, Cloud

Dateneingang

Vor dem Aufbau einer Bilddatenbank unterliegt die Verwaltung von Medien meist dem Betriebssystem in enger Arbeitsgemeinschaft mit dem Gedächtnis des Fotografen.

Aber jedes Bild kann nur in einem Verzeichnis liegen. Die Crux der der Ordnerstrukturen ist dieselbe, die schon unsere Väter mit Diakästen und Fotoalben hatten: Das Foto vom Schloss Lichtenstein kann im Verzeichnis "Urlaub 2016" liegen, könnte aber auch unter "Architektur" einsortiert werden.

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Obendrein lastet der Gedanke an die Duplikate auf dem Herzen: Sind die Aufnahmen der Speicherkarte schon auf der Festplatte abgelegt? Vorsichtshalber noch einmal kopieren.

Die meiste Zeit vergeht mit der Suche nach bestimmten oder passenden Bildern für die Webseite.


Einen Ordner als Empfangsstation für Speicherkarten auf einem sicheren Medium anlegen, und Speicherkarten komplett löschen, wenn alle Daten übertragen wurden.

Für jeden Import einen Datumsordner anlegen. Sicheres Medium: auf einem Ordner auf einer Festplatte, der ins regelmäßigen Backup übernommen wird.

Duplikate finden

Zwar finden Bilddatenbanken und Bildarchive wie Apple Photo, Lightroom und Darktable Duplikate beim Import, aber Duplikate aus verschiedenen Verzeichnissen bei unterschiedlichen Importen werden oft nicht erkannt. Die Suche nach Duplikaten funktioniert kaum ohne persönliche Sichtung.

Die meisten Programme können Medien nach dem Datum sortieren, aber alle Dateien haben mehrere Daten.

  • Aufnahmedatum
  • Datum der letzten Änderung
  • Erstellt
  • Archiviert

Beim Bearbeiten geht das Aufnahmedatum aus den Exifdaten schon mal verloren, das Datum der Erstellung ist nicht das Aufnahmedatum, sondern wird z.B. beim Kopieren neu gesetzt. Jedes Betriebssystem hat seine Eigenheiten.

Dennoch ist das Aufnahmedatum ein Sortierkriterium, mit dem sich doppelte Dateien auffinden lassen. Ein weiteres Kriterium findet man bei Kameras, die GPS-Daten speichern. Ansonsten treten Duplikate nach und nach zum Vorschein, wenn die Fotos verschlagwortet werden.

Bei der Suche nach Kopien von Fotos setzt man besser auf externe Programme, die nach doppelten Dateien suchen.

Datenorganisation und Verzeichnisse / Ordner

Im Grunde genommen ist eine besondere Verzeichnisstruktur für eine Bilddatenbank überflüssig – die Archivsoftware bringt die Struktur durch Schlagwörter, Kategorien, Sammlungen und Kataloge. Dennoch trägt eine durchdachte und strikte Organisation in physikalischen Verzeichnissen zum Wohlbefinden bei.

Ordnerstrukturen verbessern die Unabhängigkeit von der Bilddatenbank-Software und organisieren die eigenen Arbeitsabläufe.


Wenn bereits eine Ordnerstruktur vorhanden ist und sich bewährt hat, kann sie – zumindest für den Anfang – beibehalten werden.
Welche Software auch immer die Rolle des Fotoarchivs übernimmt – sei es Lightroom, Darktable, Media Pro oder Adobe Bridge: Bevor das große Verschieben von einem Ordner in den anderen beginnt, erst einmal sichten, was sich alles so findet.

Das große Ziel ist ein Ordner, unter dem alle Fotos, Grafiken und Videos gesammelt liegen. Das erleichtert regelmäßige Backups und bringt Routine in den Arbeitsablauf.

Eine Variation für den Übergang von verteilten Ordnern zu einem Medienordner

Bilddatenbanken merken sich Ordnernamen und Pfade zu Verzeichnissen. Die Bezeichnungen der vorhandenen Ordner sind ein erstes Fundament für die Verschlagwortung.

Eine Variante auf dem Weg zur Ordnung: Nach und nach die vorhandenen Ordner unter den Medien-Ordner bewegen.
Erste Verschlagwortung oder Sammlungen, Alben (je nach Benennung in der Bilddatenbank) anhand der Ordnernamen.

Fotos nach Aufnahmedatum organisieren

Viele Bildarchive erstellen automatisch chronologische Aufnahmesets nach dem Datum der Bilderfassung aus den Exifdaten (soweit vorhanden).

Die Chronologie ist eine Hilfestellung bei der Vergabe von Schlüsselwörtern, denn sie bringt die Aufnahmen von Veranstaltungen, Reisen, Geburtstagen und Hochzeiten in die Erinnerung und zeigt Duplikate auf.

Dateien sortieren

Ordner überwachen und Metadaten exportieren

Damit die Archivsoftware feststellt, was mit den Aufnahmenauf der Festplatte des Rechners oder einer externen Festplatte passiert, kontrolliert sie das Bildmaterial bei jedem Start oder in festgelegten Abständen. Dann können neue Dateien direkt in ein Verzeichnis unterhalb des Archivordners kopiert werden, um sie zu einem späteren Zeitpunkt durch Schlagwörter zu kennzeichnen und in Alben, Katalogen oder Sammlungen aufzunehmen.

Eine gute Archivsoftware muss Metadaten exportieren können – ansonsten wäre man der Software ausgeliefert. Die beiden Optionen sind die Übernahme der Metadaten in die Mediendatei und das Erzeugen einer XMP-Sidecar-Datei. Da Metadaten wie Schlüsselwörter nicht ohne Weiteres in RAW-Dateien und Videos geschrieben werden können, ist der Export als XMP-Sidecar die bevorzugte Variante.

Metadaten exportieren

Kopien in Bilddatenbanken

Wenn Bilder bearbeitet werden, bleibt das Original in der Datenbank. Beim Speichern der Bearbeitung darauf achten, dass die Metadaten in die bearbeitete Kopie übernommen werden!

Die Versionskontrolle übernimmt die Bilddatenbank entweder mit Hilfe von Stichwörtern, mit einem XMP-Eintrag oder einem selbstdefinierten Feld.

Bilddatenbanken: Organisation von Kopien und bearbeiteten Bildern

Weitere Verzeichnisstrukturen sind das Anlegen von Projektordnern, in Studios oder Agenturen werden Bilddaten in Kundenordnern abgelegt, unter denen wiederum Projektordner liegen.

Ob ein unter- oder übergeordneter Datumsordner zusätzlich gewählt wird, muss von Archiv zu Archiv individuell entschieden werden.

Präsentationen, Diashows, Online-Galerien, Kontaktbögen

Eine gründlich verschlagwortete Bilddatenbank bietet mehr als das Suchen nach Bildern oder Themen. Die Archivsoftware erstellt Kontaktbögen und speichert sie im PDF-Format zur Weitergabe, brennt Diashows auf DVD, damit sie im DVD-Player am Fernseher die Blütenpracht des Frühlings in der Toskana zeigen und baut eine Internet-Galerie mit kleinen Vorschaubildern und mittelgroßen Ansichten auf.

Bilddatenbanken wie Extensis Portfolio, Media Pro und Canto Cumulus verfügen über einen kostenlosen Bildbrowser, den der Fotograf an Dritte weitergeben darf, damit Kataloge angezeigt und durchsucht werden können, wenn die Archivsoftware nicht installiert ist. Der Bildbrowser kann das Archiv nicht verändern.

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Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um den Versionsordner einzurichten. Im Versionsordner werden Sicherungskopien der Mediendateien gespeichert. Die erlaubt Ihnen, nach Bearbeitung einer Dateit noch auf ältere Versionen davon zurückzugreifen. Verwenden Sie für jeden Katalog einen eigenen Versionsordner. Im Finder anzeigen Abbrechen OK Versionsordner Persönliche Informationen, z.B.Anmerkungen, Katalogsätze und eigene Felder in Originaldateien sichern. Abbrechen Exportieren Anmerkungenexportieren Eigene Felder einschließen Katalogsätze einschließen Hierarchische Schlüsselwörter einschließen GFS-Felder einschließen Eingebettete Metadaten wenn möglich aktualisieren Sidecar XMP-Dateien aktualisieren Sidecar XMP-Dateien erstellen falls nicht vorhanden Nur erstellen wenn eingebettete Metadaten nicht aktualisiert werden können OrdnerSeagateMacintosh HDSunDisk 2,4/4TB292 / 999 GB224 / 479 GB Wien 2017archiv-2012-05Neuer OrdnerDCIMBearbeitetarchiv-2012-05archiv-2013Landschänke 150 Jahremeeting-angermannPictures alter Macwebseite-bearbeitetbuchbinder-fotosBerlin Ostern 2018Weihnacht 2017 20819723813411558279171146209 OrdnerSeagate 1,2TB/4TB422922241204100901345901723279171146209735208 medien2018010203Neuer OrdnerBearbeitetarchiv-2012-05archiv-2013Landschänke 150 Jahremeeting-angermannwebseite-bearbeitetbuchbinder-fotosBerlin Ostern 2018Weihnacht 2017Wien 2017