Von verteilten Ordnern zum Bildarchiv
Wo die Flut der digitalen Bilder früher durch sorgfältige Scans begrenzt war, ist der Finger bei der Digitalkamera schnell am Auslöser. Weder die Kosten für Filmmaterial noch die Kapazität der Speichermedien hemmen den Hang zur Perfektion.
Fotos sammeln sich in vergessenen Ordnern, liegen doppelt und dreifach, bearbeitet mit kleinsten Abweichungen in verteilten Verzeichnissen.
Dateneingang
Vor dem Aufbau einer Bilddatenbank unterliegt die Verwaltung von Medien meist dem Betriebssystem in enger Arbeitsgemeinschaft mit Ordnerstrukturen und dem Gedächtnis des Fotografen.
Aber jedes Bild kann nur in einem Verzeichnis liegen. Die Crux der der Ordnerstrukturen ist dieselbe, die schon unsere Väter mit Diakästen und Fotoalben hatten: Das Foto vom Schloss Lichtenstein kann im Verzeichnis "Urlaub 2016" liegen, könnte aber auch unter "Architektur" einsortiert werden.
Obendrein lastet der Gedanke an die Duplikate auf dem Herzen: Sind die Aufnahmen der Speicherkarte schon auf der Festplatte abgelegt? Vorsichtshalber noch einmal kopieren.
Die meiste Zeit vergeht mit der Suche nach bestimmten oder passenden Bildern für die Webseite.
Einen Ordner als Empfangsstation für Speicherkarten auf einem sicheren Medium anlegen, und Speicherkarten komplett löschen, wenn alle Daten übertragen wurden.
Für jeden Import einen Datumsordner anlegen. Sicheres Medium: auf einem Ordner auf einer Festplatte, der ins regelmäßigen Backup übernommen wird.
Duplikate finden
Zwar finden Bilddatenbanken und Bildarchive wie Apple Photo, Lightroom und Darktable Duplikate beim Import, aber Duplikate aus verschiedenen Verzeichnissen bei unterschiedlichen Importen werden oft nicht erkannt. Die Suche nach Duplikaten funktioniert kaum ohne persönliche Sichtung.
Die meisten Programme können Medien nach dem Datum sortieren, aber alle Dateien haben mehrere Zeitangaben.
- Aufnahmedatum
- Datum der letzten Änderung
- Erstellt
- Archiviert
Beim Bearbeiten geht das Aufnahmedatum aus den Exifdaten schon mal verloren, das Datum der Erstellung ist nicht das Aufnahmedatum, sondern wird z.B. beim Kopieren neu gesetzt. Jedes Betriebssystem hat seine Eigenheiten.
Dennoch ist das Aufnahmedatum ein Sortierkriterium, mit dem sich doppelte Dateien auffinden lassen. Ein weiteres Kriterium findet man bei Kameras, die GPS-Daten speichern. Ansonsten treten Duplikate nach und nach zum Vorschein, wenn die Fotos verschlagwortet werden.
Bei der Suche nach Kopien von Fotos setzt man besser auf externe Programme, die nach doppelten Dateien suchen.
Datenorganisation und Verzeichnisse / Ordner
Im Grunde genommen ist eine besondere Verzeichnisstruktur für eine Bilddatenbank überflüssig – die Archivsoftware bringt die Struktur durch Schlagwörter, Kategorien, Sammlungen und Kataloge. Dennoch trägt eine durchdachte und strikte Organisation in physikalischen Verzeichnissen zum Wohlbefinden bei.
Ordnerstrukturen verbessern die Unabhängigkeit von der Bilddatenbank-Software und organisieren die eigenen Arbeitsabläufe.
Wenn bereits eine Ordnerstruktur vorhanden ist und sich bewährt hat, kann sie – zumindest für den Anfang – beibehalten werden.
Welche Software auch immer die Rolle des Fotoarchivs übernimmt – sei es Lightroom, Darktable, Media Pro oder Adobe Bridge: Bevor das große Verschieben von einem Ordner in den anderen beginnt, erst einmal sichten, was sich alles so findet.
Das große Ziel ist ein Ordner, unter dem alle Fotos, Grafiken und Videos gesammelt liegen. Das erleichtert regelmäßige Backups und bringt Routine in den Arbeitsablauf.
Bilddatenbanken merken sich Ordnernamen und Pfade zu Verzeichnissen. Die Bezeichnungen der vorhandenen Ordner sind ein erstes Fundament für die Verschlagwortung.
Eine Variante auf dem Weg zur Ordnung: Nach und nach die vorhandenen Ordner unter den Medien-Ordner bewegen.
Erste Verschlagwortung oder Sammlungen, Alben (je nach Benennung in der Bilddatenbank) anhand der Ordnernamen.
Fotos nach Aufnahmedatum organisieren
Viele Bildarchive erstellen automatisch chronologische Aufnahmesets nach dem Datum der Bilderfassung aus den Exifdaten (soweit vorhanden).
Die Chronologie ist eine Hilfestellung bei der Vergabe von Schlüsselwörtern, denn sie bringt die Aufnahmen von Veranstaltungen, Reisen, Geburtstagen und Hochzeiten in die Erinnerung und zeigt Duplikate auf.
Ordner überwachen und Metadaten exportieren
Damit die Archivsoftware feststellt, was mit den Aufnahmenauf der Festplatte des Rechners oder einer externen Festplatte passiert, kontrolliert sie das Bildmaterial bei jedem Start oder in festgelegten Abständen. Dann können neue Dateien direkt in ein Verzeichnis unterhalb des Archivordners kopiert werden, um sie zu einem späteren Zeitpunkt durch Schlagwörter zu kennzeichnen und in Alben, Katalogen oder Sammlungen aufzunehmen.
Eine gute Archivsoftware muss Metadaten exportieren können – ansonsten wäre man der Software ausgeliefert. Die beiden Optionen sind die Übernahme der Metadaten in die Mediendatei und das Erzeugen einer XMP-Sidecar-Datei. Da Metadaten wie Schlüsselwörter nicht ohne Weiteres in RAW-Dateien und Videos geschrieben werden können, ist der Export als XMP-Sidecar die bevorzugte Variante.
Kopien in Bilddatenbanken
Wenn Bilder bearbeitet werden, bleibt das Original in der Datenbank. Beim Speichern der Bearbeitung darauf achten, dass die Metadaten in die bearbeitete Kopie übernommen werden!
Die Versionskontrolle übernimmt die Bilddatenbank entweder mit Hilfe von Stichwörtern, mit einem XMP-Eintrag oder einem selbstdefinierten Feld.
Weitere Verzeichnisstrukturen sind das Anlegen von Projektordnern, in Studios oder Agenturen werden Bilddaten in Kundenordnern abgelegt, unter denen wiederum Projektordner liegen.
Ob ein unter- oder übergeordneter Datumsordner zusätzlich gewählt wird, muss von Archiv zu Archiv individuell entschieden werden.
Präsentationen, Diashows, Online-Galerien, Kontaktbögen
Eine gründlich verschlagwortete Bilddatenbank bietet mehr als das Suchen nach Bildern oder Themen. Die Archivsoftware erstellt Kontaktbögen und speichert sie im PDF-Format zur Weitergabe, brennt Diashows auf DVD, damit sie im DVD-Player am Fernseher die Blütenpracht des Frühlings in der Toskana zeigen und baut eine Internet-Galerie mit kleinen Vorschaubildern und mittelgroßen Ansichten auf.
Bilddatenbanken wie Extensis Portfolio, Media Pro und Canto Cumulus verfügen über einen kostenlosen Bildbrowser, den der Fotograf an Dritte weitergeben darf, damit Kataloge angezeigt und durchsucht werden können, wenn die Archivsoftware nicht installiert ist. Der Bildbrowser kann das Archiv nicht verändern.