Fotos und Grafiken organisieren: Bildarchive

Wo die Flut der digitalen Bilder früher durch sorgfältige Scans begrenzt war, ist der Finger bei der Digitalkamera schnell am Auslöser. Weder die Kosten für Filmmaterial noch die Kapazität der Speichermedien hemmen den Hang zur Perfektion.

Fotos aus Verzeichnissen und Ordnern in eine Bilddatenbank überführen

Wenn wir hinterfragen, wo die Kosten für das Bildmaterial im Unternehmen, in Agenturen oder Studios oder einfach bei Fotos eines ambitionierten Fotografen liegen, ist uns selten bewusst, dass die wirklichen Kosten (in privaten Archiven der größte Zeitaufwand) nicht in der Erstellung der Bilder liegen.

Das dauerhafte Speichern von Fotos und Grafiken und das Veröffentlichen der Bilder kostet mehr als die Erfassung der Fotos. Aber die meiste Zeit vergeht mit der Suche nach bestimmten oder passenden Bildern für Anzeigen, Webseiten oder Präsentationen.

Kosten für Fotografen, Kamera, Grafiker vs Kosten der Verwaltung Fotos / Grafiken erstellen Bilder speichern Bilder veröffentlichen Bilder verwalten Bilder organisieren Bilder finden

So wie früher Fotos in Kartons auf dem Speicher landeten oder in den Regalen des Archiv im Keller verstaubten, liegen digitale Fotos in verschiedenen Verzeichnissen auf diversen Festplatten oder Server-Laufwerken.

Vorbereitung und Planung von Medienarchiven

Vor dem Aufbau einer Mediendatenbank unterliegt die Verwaltung von Medien meist dem Betriebssystem in enger Arbeitsgemeinschaft mit dem Gedächtnis der Beteiligten.

Fotos auf DVD und CD
Bevor ein Programm die Verwaltung der digitalen Bilder übernimmt, liegen Fotos und Videos auf verteilten Datenträgern: auf Laufwerken des Servers oder auf der Festplatte des Arbeitsplatzrechners … in den verschiedensten Verzeichnissen.

Wenn der Entschluss gefasst wird, die Medien durch eine Bilddatenbank zu verwalten, steht immer zuerst die Software im Vordergrund – da blüht die Hoffnung, ein Programm alleine könne die Medienflut organisieren.

Bilddatenbanken helfen zwar durch Thumbnails zu einem besseren Überblick, aber das Eingeben von Schlüsselwörtern erspart kein Bilddatenbankprogramm.
In Unternehmen, in denen ein oder zwei Mitarbeiter die Bilder verwalten, aber viele Benutzer nach Bildmaterial suchen, kann nicht jeder Arbeitsplatz mit einem Reader (einem Programm zur Auswahl von Bildern ohne Schreibrechte) ausgestattet werden.

Ordnerstrukturen

Bevor ein Bilddatenbankprogramm die Organisation der Bilder, Grafiken und Videos übernimmt, werden die Medien durch Verzeichnisstrukturen organisiert. Aber jedes Bild kann immer nur in einem Verzeichnis liegen – das Problem der Verzeichnisstrukturen ist dasselbe, dass schon unsere Väter mit Diakästen und Fotoalben hatten.

Das Foto vom Schloss Lichtenstein kann im Verzeichnis "Urlaub 2009" liegen, könnte aber auch unter "Architektur" einsortiert werden.

Ordnerstrukturen sind kaum flexibler als Aktenordner oder Diakästen: Eine Datei kann immer nur in einem Ordner liegen.

Bilddatenbankprogramme hingegen können einem Bild drei, vier oder mehr Stichwörter oder Tags zuordnen und das Bild zusätzlich in das Album oder den Katalog "Architektur" und den Katalog "Urlaub 2009" legen. Ordnerstrukturen werden also nicht mehr gebraucht, wenn die Software für die Bilddatenbank die Organisation übernimmt.

iPhoto, Adobe Lightroom und Apple Aperture nehmen dem Fotografen die Verwaltung der physikalischen Verzeichnisse darum gern vollkommen aus der Hand und verbergen die Ordnerstrukturen vor ihrem Benutzer. Kategorien, Alben, Sammlungen, Kataloge übernehmen die Aufgaben der Ordnerstruktur, sind aber viel flexibler. Wenn die Kategorien nicht halten, werden sie geändert. Unter der Kontrolle der Software für das Bildarchiv ist eine nachträgliche Änderung kein Desaster.

Kategorien, Alben, Sammlungen …

Jedes Bilddatenbankprogramm bietet das Zusammenfassen von Medien in Alben, Sammlungen, Katalogen, Kategorien … Wie auch immer dieses Ordnungsschema genannt wird: Die Grundidee ist immer dieselbe. Kataloge oder Alben sind beliebige Kategorien.
Sie sind weniger für den / die Suchenden gedacht, als für die Redakteure der Bilddatenbank.

Im Grunde genommen sind Alben, Kategorien, Kataloge nichts anderes als weitere Schlüsselwörter.

Der Schlüssel zur Bilddatenbank: Schlüsselwörter

Bilddatenbanken: Lange Schlagwortlisten

Zu viele Schlüsselwörter werden zum Problem: Das Zuweisen der Schlüsselwörter wird immer aufwändiger, je mehr Schlüsselwörter angelegt werden.

Relevant bei der Wahl des Bilddatenbank-Programms ist die Frage, wie komfortabel die Eingabe von Schlüsselwörtern gestaltet ist. Wenn den Thumbnails Schlagwörter einfach und schnell zugeordnet werden können, sinkt der Arbeitsaufwand und die Bilddatenbank wird regelmäßig und aktuell gepflegt.

Unterstützt das Programm hierarchische Schlüsselwörter? Hierarchische Schlüsselwörter halten die Liste der Schlüsselwörter übersichtlich.

XMP und IPTC: Standards für Medienarchive

Der Standard für Schlagwörter, Kategorien und Anmerkungen von digitalen Medien sind IPTC und XMP. Beides wird heute von allen Medienarchiven unterstützt. Ob die erste Wahl einer Bilddatenbank gleich die richtige ist, kann niemand immer voraussagen. Aber wenn das Programm IPTC und XMP unterstützt, kann man mit einem einfachen und preiswerten Programm als Bildarchiv starten und setzt nicht viele Tage intensiver Arbeit in den Sand, wenn man in ein oder zwei Jahren die Software wechselt.

Wenn in einem Bildarchiv die Schlüsselwörter und Anmerkungen in den XMP-Sitecar übertragen werden, kann ein anderes Bilddatenbank-Programm diese Informationen sofort aufnehmen. Was sich allerdings nicht übernehmen lässt, sie Kataloge, Alben, Sammlungen. Diese Ordnungsstrukturen sind immer programmspezifisch. Große Probleme entstehen aber trotzdem nicht: Für jeden Katalog oder jedes Album wird ein besonderes Schlüsselwort angelegt, dass allen Bildern des Katalogs oder Albums zugeordnet wird, dann kann dieselbe Struktur im nächsten Archivprogramm schnell wieder aufgebaut werden.

Bilddatenbank im Unternehmen

Eine spezielle Arbeitsplatzsoftware für alle diejenigen, die nach Bildmaterial suchen, ist überflüssig. Pflege, Updates und Benutzerfragen würden nur die Kosten des Medienarchivs in die Höhe treiben.

Heute lesen die Betriebssysteme die IPTC- und XMP-Daten von Mediendateien – seien es nur digitale Fotos, Grafiken oder Videos. Die User erwarten heute eine Bildersuche wie die Google-Bildersuche: ein, zwei Stichwörter eingeben und eine Auswahl vorgesetzt bekommen.


Das bewältigen Windows 8 und Windows 10 genauso wie die Apple-Betriebssysteme bei der Indexierung.

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Dez 2017

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